إضفاء الطابع الديمقراطي داخل مرحلة تحليل الاحتياجات المعرفية يجعل من التجربة التعليمية تجربة لامركزية تعتمد على تحليل طيف واسع من الآراء وتلقي عدة مقترحات متفاوتة ومختلفة للنقاش بخصوصها والوصول إلى أفضل محتوى تدريبي يناسب الجميع، وهذه المساحة الواسعة من حرية الاختيار تمكن الموظفين من شرح وتوضيح مواضع الضعف التي يجدونها بأنفسهم داخل إطار أداء المهام اليومية في العمل،والتي قد تكون غير مرئية للإدارة في بعض الأوقات، لذلك يمكن اعتبار مبدأ الاعتماد على آراء الموظفين من أساسيات مرحلة تحليل الاحتياجات المعرفية والإحاطة بها.
يمكن استخدام أدوات تساعد في عملية التصويت والإدلاء ومسح الآراء مثل نماذج جوجل وغيرها.

جمع الآراء بالطبع مهم، وحصر كافة الاحتياجات المعرفية طبقًا لسرد الموظفين المستهدفين من التدريب أمرًا لا يمكن التنازل عنه، ولكن تزامنًا مع حصر كافة الآراء والاحتياجات، يجب إعادة ترتيب هذه الاحتياجات ووضع أولويتها طبقًا لمدى أهميتها وتأثيرها على أعمال الشركة، دعنا نأخذ مثال مباشرةً : بعد حصر كافة آراء موظفين الشركة وتحليل احتياجاتهم المعرفية، وجدنا أن قائمة الاحتياجات المعرفية مليئة بالمواضيع المختلفة، وعلى رأسها : مهارات العروض التقديمية، ومهارات التواصل مع العملاء .. أيهما له أولوية في رأيك؟

بالطبع الأولوية ستذهب في المقام الأول إلى “مهارات التواصل مع العملاء” لأن هذه المهارة لها تأثير كبير جدًا على تطوير الأعمال داخل الشركة، ووجودها كفجوة معرفية قد يعرقل نجاح المنظمة وأهدافها على صعيد الأعمال والنمو. بينما مهارات العروض التقديمية وبالرغم من أهميتها، إلا أنها مهارة قد تكون أهميتها ثانوية مقارنةً بمهارات التواصل مع العملاء.

تتفاوت الفجوات المعرفية في أحجامها وقدرها، ويُبنى على ذلك تفاوت في كم الوقت والجهد الذي قد يستغرق لسد هذه الفجوات وإشباع الإحتياجات المعرفية بها، لذلك لا يكفي فقط حصر الاحتياجات المعرفية ومقترحات المواد التعليمية في البرنامج التدريبي، بل يجب حصر إلى أي مدى هناك خلل أو فجوة معرفية في كل نطاق تحديدًا، قد تكون الفجوة المعرفية صغيرة أو متوسطة أو كبيرة القدر، وفي كل حالة من تلك الحالات سيتغير الموقف وستتغير الأولوية..

فعلى سبيل المثال: إن كان لدى الموظفين فجوة معرفية في نطاق محدد، وهذه الفجوة بسيطة ويمكن سدها ببساطة في وقت قصير ولها تأثير كبير على الأعمال، حينها تُعطى أولوية مرتفعة جدًا مقارنةً بنظائرها، بالأخص إن كانت البدائل ذات فجوة معرفية كبيرة وتأثيرها أقل نسبيًا على الأعمال.

بعض الفجوات المعرفية قد يكون إشباعها أمرًا ليس مُجهدًا فحسب، بل مكلفًا كذلك.. حيث يتطلب استيفاء الاحتياجات المعرفية ظروفًا معينة، وقد يكون تحضير وإعداد هذه الظروف أمرًا باهظ التكلفة، أيضًا قد تحتاج بعض الاحتياجات المعرفية توفير أدوات معينة أو المجازفة في نطاقات ومواقف يصعب المخاطرة بداخلها، لذا فإن معيار التكلفة يعتبر من أهم المعايير والعوامل التي يجب أن يتم وضعها بالاعتبار أثناء عملية تحليل الاحتياجات المعرفية لدى الموظفين داخل المنظمة.

من الصعب أن نقوم بتعميم حالةٍ ما أو نتيجة معينة على كل الموظفين واتخاذ قرار موحد اتجاه المواد التدريبية والمسارات التعليمية التي سيتم إسنادها إلى كل أعضاء الفريق، لكل شخص وضع خاص، واحتياجات تدريبية مستقلة خاصة به؛ وفجوات معرفية مختلفة عن الآخرين، لذلك يجب أن يتم التعامل بحرص شديد اتجاه فكرة “التعميم”؛ لأن في هذا النهج سيتعرض الكثير من الموظفين إلى التجاهل غير المباشر اتجاه ما يحتاجونه فعلًا وقد يكون التدريب حينها بالنسبة لهم بمثابة إهدار للوقت ولن تتأثر انتاجيتهم به بشكل إيجابي.